How to use AI in business communication

How to use AI in business communication

Written by our Danish Lingonaut, Henriette Defries, Co-Founder

How to use AI in business communication

It's easy for me to tell you why you shouldn't use AI for your website content, customer emails, and legal documents. But what should you use AI for in 2025, when it can really make sense and save you both time and money? 

I'll tell you more about that in today's blog post. 

Use AI for English 

One of the tasks where I use AI the most is for my professional English communication on behalf of LikeLingo. This can include professional emails in English, website content in English, and marketing material in English. 

You can easily use AI tools for English, even if you are good at it. A native speaker can spot the small mistakes that reveal that English is not your mother tongue. And this comes from someone who has a master's degree in English and communication. You can always improve. 

If you haven't tried it yet, I highly recommend the Grammarly app. I use it every day for both internal and external communication. 

But be aware that it can drain the soul out of your content, so take its "good suggestions" for optimizing your text with a grain of salt. On the other hand, it is good at spotting grammatical errors, which even I make in English. 

Use AI to understand better

If, like me, you work primarily in English, it can sometimes be a little overwhelming to grasp the main point of a multi-page email or an English scientific article. This is where AI comes in handy. You can share the source in ChatGPT, for example, and ask it to summarize, point out the most important points, or highlight other things you are looking for. 

However, you should be careful not to use too much AI in email correspondence. It can quickly become your AI writing to your recipient's AI, which takes the humanity and relationship out of the context—and thus makes it harder for you to form a genuine connection with your customer, employee, or third party. 

Reach your target audience more effectively

Use AI as a sparring partner to reach your target audience. Simply by getting help to create relevant content for those you want to reach. 

If you want to write about current topics, it's easy to use to brainstorm about what's on the minds of your target audience. You can use an AI such as Perplexity, which is connected live to the internet, so you can be sure that the information you're using is up to date. 

And always remember to check the sources of the information and outputs you receive. This will ensure that you are not contributing to the spread of misinformation, which some AI tools are criticized for promoting. 

Use AI for internal processes

You might as well take advantage of AI instead of fearing that it will take over your job. So use it for the tedious tasks that drain you and that can be done more efficiently. These could be SOPs, for example. In other words, guidelines that need to be standardized for internal use. 

Here, you can use AI to help clarify the message and ensure that the recipient understands it. You can do this, for example, by asking the AI questions about what might be misunderstood in the context and what could be made even clearer. 

So there are many ways you can implement AI in your work tasks without it taking away the fun tasks from you. Instead, it gives you more time for what you are really passionate about. For me, that's all of the above, because then I have more time to write blog posts like these, for example. 

How to use AI in business communication

Original article by | Henriette Defries, Co-Founder, Danish Lingonaut

Henriette Defries, Co-Founder's article was originally written in her native language, Danish, so here it is, in it's original form, enjoy!

Sådan bruger du AI i virksomhedskommunikation

Det er nemt for mig at fortælle dig, hvorfor du ikke skal bruge AI til hjemmesiden, salgsmails og juridiske dokumenter. Men hvad må du så bruge AI til i 2025, hvor det virkelig kan give mening og spare dig både tid og penge? 

Det vil jeg fortælle dig mere om i dagens blogindlæg. 

Brug AI til engelsk 

En af de opgaver, hvor jeg selv bruger AI mest, er til min professionelle engelske kommunikation på vegne af LikeLingo. Det kan fx være professionelle emails på engelsk, hjemmesideindhold på engelsk og marketingmateriale på engelsk. 

Du kan sagtens bruge AI-redskaber til engelsk, selvom du er dygtig til det. For en native-speaker kan godt spotte de små fejl, som afslører, at du ikke har engelsk som modersmål. Og det kommer fra en, som har en kandidatuddannelse i engelsk og kommunikation. Du kan altid blive bedre. 

Hvis du ikke allerede har prøvet den, så kan jeg virkelig anbefale app’en Grammarly. Den har jeg selv stor glæde af hver dag både til intern og ekstern kommunikation. 

Men vær obs på, at den kan dræne sjælen ud af dit indhold, så tag dens “gode forslag” til optimering af din tekst med et gran salt. Til gengæld er den god til at spotte grammatikfejl.

Brug AI til at forstå bedre

Hvis du som jeg arbejder primært på engelsk, så kan det nogle gange være lidt uoverskueligt at fange hovedpointen i en flere siders lang email eller i en engelsk videnskabelig artikel. Her er AI genial. Du kan dele kilden i fx ChatGPT og bede den om at opsummere, påpege de vigtigste pointer, eller fremhæve andet, du søger. 

Dog bør du være opmærksom på ikke at bruge for meget AI ved email-korrespondancer. Det kan hurtigt blive din AI, som skriver med din modtagers AI, og det tager menneskeligheden og relationen ud af sammenhængen - og dermed gøre det sværere for dig at skabe en ægte forbindelse til din kunde, medarbejder eller tredjepart. 

Ram din målgruppe bedre

Brug AI som sparringspartner til at ramme din målgruppe. Simpelthen ved at få hjælp til at skabe relevant content (indhold) til dem, du gerne vil nå ud til. 

Hvis du gerne vil skrive om aktuelle emner, så er det nemt at bruge til at brainstorme om det, der optager netop din målgruppe. Du kan med fordel bruge en AI som Perplexity, der er koblet live til nettet, så du er sikker på, det er opdateret info, du tager udgangspunkt i. 

Og husk altid at tjekke kilderne til den information og de outputs, du får. Så sikrer du dig i hvert fald, at du ikke er med til at sprede misinformation, som nogle AI-værktøjer bliver kritiseret for at bidrage til. 

Brug AI til interne procedurer

Du kan ligeså godt udnytte AI i stedet for at frygte, det overtager dit job. Så brug det til hadeopgaverne, der dræner dig, og som kan gøres smartere. Det kan fx være SOP’er. Altså retningslinjer, der skal standardiseres til intern brug. 

Her kan du bruge AI til at hjælpe med at tydeliggøre processer og hjælpe med at modtageren forstår det. Det kan du fx gøre ved at stille AI’en spørgsmål om, hvad der eventuelt kan misforståes i sammenhængen, og hvad der kan gøre endnu tydeligere. 

Så der er altså mange måder, du kan implementere AI i dine arbejdsopgaver uden det behøver at tage de sjove opgaver fra dig. Men derimod give dig mere tid til det, du virkelig brænder for. For mig er det alt ovenstående, for så har jeg fx mere tid til at skrive blogindlæg som disse.

Til dagens blogindlæg har jeg ikke nogle kilder at dele, da al ovenstående er deling af personlig erfaring. 

Want more? Here's some suggestions!

View all
1 3
View all